Integritetspolicy

Senast uppdaterad: [Datum]

Här beskriver vi vilka personuppgifter som hanteras i Kontoret och Dagboken, varför, var de lagras och vilka rättigheter du har.

Vilka vi är

Ordna drivs av [Bolagets namn] (organisationsnummer [Organisationsnummer]). Vi gör två tjänster för lyft- och kranföretag:

• Kontoret, en webbapp för kontoret med affärer, planering, fakturering och lön.
• Dagboken, en iOS-app för personalen med dagens arbete, tid och rapporter.

Tjänsterna används av företag som har avtal med oss. I den här policyn kallar vi ett sådant företag för Bolaget. Om du använder Dagboken är Bolaget oftast din arbetsgivare.

Vem som ansvarar för vad

Ansvaret för dina uppgifter är delat, beroende på vilka uppgifter det gäller.

• Bolaget ansvarar för uppgifterna det lägger in eller låter personalen lägga in, till exempel arbetstid, frånvaro, rapporter, löneunderlag och uppgifter om kunder. För dem är Bolaget personuppgiftsansvarigt och Ordna är personuppgiftsbiträde. Det betyder att vi bara behandlar uppgifterna på Bolagets uppdrag och enligt Bolagets instruktioner.
• Ordna ansvarar för uppgifter som behövs för att driva tjänsterna: ditt konto, inloggning, drift, säkerhet och support. För dem är Ordna personuppgiftsansvarigt.

Är du anställd och har frågor om dina arbetsuppgifter i systemet, som tidrader, frånvaro eller lön, vänd dig i första hand till din arbetsgivare.

Uppgifter i Dagboken

Dagboken samlar in och skickar följande till våra servrar:

• Namn, e-postadress och telefonnummer.
• Profilbild och födelsedag, om du anger dem.
• Arbetstid: tidrader och raster.
• Frånvaro.
• Signerade arbetsdagar, inklusive din namnteckning som sparas som en bild.
• Kontrollrapporter med svar och foton.
• Tekniska uppgifter som behövs för att hålla dig inloggad (session).

Position

Dagboken kan använda telefonens position för att visa restid i kartan. Positionen används bara på telefonen och skickas inte till Ordnas servrar.

Kamera

Kameran används bara när du själv tar ett foto till en rapport.

Påminnelser

Påminnelser i Dagboken är lokala notiser som schemaläggs på telefonen.

Uppgifter i Kontoret

I Kontoret lägger Bolaget in sina egna uppgifter om kunder och kontaktpersoner, ordrar, planering, fakturering och löneunderlag. Kontoret innehåller också uppgifterna som personalen registrerar i Dagboken. Användare av Kontoret har ett konto med namn, e-postadress och inloggningsuppgifter.

Det här gör vi inte

• Vi spårar dig inte mellan appar eller webbplatser.
• Vi visar ingen reklam.
• Vi säljer inga uppgifter.
• Vi använder inga analysverktyg från tredje part.

Varför vi behandlar uppgifterna

Vi behandlar uppgifter för att fullgöra vårt avtal med Bolaget, alltså för att leverera Kontoret och Dagboken. Uppgifter som behövs för drift och säkerhet, till exempel inloggning och felsökning, behandlar vi med stöd av vårt berättigade intresse av att tjänsterna fungerar och är säkra.

Bolaget ansvarar för sin egen rättsliga grund för uppgifterna om personalen, till exempel anställningsavtalet eller lagkrav som gäller lön.

Var uppgifterna lagras och vem som hjälper oss

Vi använder några leverantörer (underbiträden) för att driva tjänsterna:

• Supabase för databas, inloggning och lagring av filer som foton och namnteckningar. Uppgifterna lagras inom EU, i region Stockholm.
• Vercel för drift av webbappen och API:et, med serverregion Stockholm.
• Resend för att skicka kontomejl, som inbjudningar och återställning av lösenord.

Bolaget kan också själv välja att koppla på integrationer. Då delas uppgifter med dem i den utsträckning integrationen kräver:

• Fortnox, Bolagets ekonomisystem.
• Bolagsverkets öppna data, för att hämta företagsuppgifter.

Hur länge vi sparar uppgifterna

Uppgifterna sparas så länge kontot finns och avtalet med Bolaget gäller. Löne- och bokföringsunderlag kan behöva sparas längre eftersom lagen kräver det. När uppgifterna inte längre behövs raderas eller avidentifieras de.

Säkerhet

• All överföring mellan appen, webbläsaren och servrarna är krypterad.
• Varje Bolag ser bara sina egna uppgifter. Åtkomsten är avgränsad per Bolag.
• Lösenord måste uppfylla regler för längd och styrka.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen (GDPR) har du rätt att:

• få veta vilka uppgifter om dig som behandlas och få en kopia,
• få felaktiga uppgifter rättade,
• få uppgifter raderade,
• begära att behandlingen begränsas,
• få ut uppgifter du lämnat i ett format som kan flyttas till en annan tjänst (dataportabilitet),
• invända mot behandling som grundar sig på berättigat intresse.

För uppgifter som Bolaget ansvarar för hanteras din begäran av Bolaget. Vi hjälper Bolaget att uppfylla den.

Radera ditt konto

Vill du att ditt konto raderas kan du kontakta din arbetsgivare eller skriva till oss på [E-post för integritetsfrågor]. Uppgifter som måste sparas enligt lag, som löneunderlag, kan finnas kvar hos Bolaget så länge lagen kräver.

Klaga

Om du tycker att uppgifterna behandlas felaktigt kan du klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY), imy.se. Hör gärna av dig till oss först, så försöker vi lösa det.

Ändringar

Om vi ändrar policyn publicerar vi den nya versionen på den här sidan och ändrar datumet högst upp.

Kontakt

Bolag

[Bolagets namn]

Organisationsnummer

[Organisationsnummer]

Postadress

[Postadress]

E-post för integritetsfrågor

[E-post för integritetsfrågor]